Afgelopen juni kreeg ik flink wat flashbacks naar mijn beginperiode als ondernemer. Mijn kantoor was ontploft, de garage stond vol met dozen van de drukkerij en bijna dagelijks kon ik op en neer naar het postkantoor om gevulde enveloppen af te geven.

Wat er gebeurd was? Kort samengevat: ik had een ideetje afgelopen april: laat ik eens een Vakantieboek voor Ondernemers maken. Zo’n variant op de Vakantie-Doe-boeken voor kinderen. Als een razende ging ik aan de slag en binnen vier weken kon het boek, door de designer opgemaakt en wel, bij de drukker.

 

Hobby-bedrijfje

En de weken daarna… zat ik te kneuterondernemen. Elke bestelling kwam per mail binnen, waarna ik er zelf een factuur van maakte, het vakantieboek inpakte in een speciale envelop, genoeg postzegels erop plakte en aan het einde van de dag met m’n stapeltje naar onze supermarkt reed om de boel te verzenden.

Leuk hoor, zeker in het begin. Het heeft wel wat, dat winkeltje spelen. Maar mijn administratieve steun en toeverlaat Lenie begon al te lachen toen ze me een ochtendje kwam helpen om de grote lading bestellingen uit de voorverkoop in te pakken. ‘Het is maar goed dat je die facturen niet meer handmatig in Word maakt! Dan was je bijna al je marge kwijt geweest aan mijn uren om het weer in te kloppen in het boekhoudprogramma.’

Oh ja, zo ging dat in het begin van mijn uitgeverij in 2015. Toen maakte ik per verkocht boekje nog een factuur in Word die ik eens per maand zelf in mijn boekhouding inklopte. Zo, wat is er veel veranderd in een paar jaar tijd.

 

Zo maak je jouw bedrijf intern klaar voor het echte werk

Gelukkig ziet mijn normale bedrijf er inmiddels een stuk gestructureerder uit. Met automatische processen en iemand die me ontzorgt voor het kantoorwerk dat er nog overblijft. Daardoor heb ik mijn handen vrij om ‘echt’ te werken, zonder afleiding van bijzaken.

Als je zelf klaar bent met kneuterondernemen en liever professioneler wil gaan werken, weet dan dat zoiets niet van de ene op de andere dag gaat. Dat verloopt stapsgewijs. Elke keer dat jouw bedrijf weer een groeistuip heeft en jij merkt dat je teveel tijd kwijt bent aan geneuzel, is dat weer de aftrap van een volgende verbeterslag.

Een paar van die verbeterslagen som ik hieronder voor je op:

1.      Werk met een boekhoudprogramma. Voor veel ondernemers vanzelfsprekend, maar er zijn genoeg starters die ergens een Excelletje gegoogled hebben om hun boekhouding in bij te houden en hun BTW-aangifte mee uit te rekenen. Net zoals er aan de andere kant juist best wel wat ondernemers eens per zoveel maanden een schoenendoos met (inkoop)facturen en bankafschriften over de schutting donderen bij hun boekhouder of accountant. Best een duur geintje, zeker als je een accountant hebt die het simpele inklopwerk doet. En dat omdat die ondernemer het doodsbenauwd krijgt van cijfers.

Er zijn inmiddels genoeg cijferfobie-proof boekhoudprogramma’s waarmee jij zelf inzicht krijgt in je verdiensten en waarmee je met één druk op de knop je BTW-aangifte naar de Belastingdienst verstuurt. Veel betrouwbaarder dan dat Excelletje en voor die kosten van een paar tientjes per jaar hoef je het niet te laten. En voor de over-de-schutting-donderaar: laat die boekhouder of accountant eenmaal per jaar de controle doen en je aangifte voor de inkomstenbelasting fixen. Dan heb je wél die stok achter de deur maar níet die hoge administratiekosten.

2.      Automatiseer je facturatie. De meeste boekhoudprogramma’s bieden namelijk een facturatiemodule, waarbij je rechtstreeks vanuit dat systeem een factuur kan opmaken en verzenden naar je klant. Hiermee voorkom je extra overklopwerk inclusief de risico’s van typefouten in je administratie. In deze programma’s hoef je ook niet meer zelf de BTW te berekenen, scheelt weer een typo-risico.

3.      Automatiseer je bankverwerking. Dit doe ik pas een paar maanden: een export trekken uit mijn bankomgeving en die weer importeren in het boekhoudprogramma. Waar mijn Lenie eerst een uurtje per maand de betalingen handmatig inboekte, duurt dat klusje nu nog maar 5 tot 10 minuten. En dan heb ik nog niet eens zoveel boekingen. Kan je nagaan als je een bedrijf hebt met meer dan 10 betalingen per dag.

4.      Verkoop je relatief kleine artikelen? Besteed dan het logistieke werk uit. Er zijn bedrijven die gespecialiseerd zijn in het opslaan en verzenden van webshopartikelen. Je betaalt per m2 opslagruimte in hun magazijn plus een vast bedrag per verzonden bestelling. Daardoor is jouw huis niet meer ontploft, hoef je niet meer elke dag naar het postkantoor én kan je een keer een week op vakantie zonder dat je jouw webshop hoeft stil te leggen.

5.      Maak je zelf jouw artikelen? Besteed dan het productiewerk uit. Stel, je bent zo’n creatieveling die haarspeldjes maakt en via Facebook verkoopt. Of je hebt juist wat stylish interieurdingen ontworpen die goed verkopen in je vriendenkring en daarbuiten. Na een tijdje weet je wel welke varianten populair zijn. Als je een serieus bedrijf van je hobby wil maken, laat dan eens het ‘knutselwerk’ uitvoeren in een fabriek. Dat kan gewoon in Nederland, maar ook in Oost-Europa of Azië. De tijd die je nu steeds kwijt bent aan het maken van je producten, kan je daardoor besteden aan het laten groeien van je bedrijf tot serieuze proporties.

6.      Maak een echte werkplek. Werk jij nog steeds aan de keukentafel met een laptopje? Nog los van de nek- en schouderklachten die je kan krijgen door een onhandige werkhoogte of een verkeerde stoel, werkt dit gewoon niet fijn. Als ik mezelf na ga in de beginperiode aan onze keukentafel, moest ik bij een zakelijke Skypesessie altijd oppassen met de achtergrond: de opgestapelde afwas op het aanrecht aan de ene kant of de ontplofte speelhoek aan de andere kant van de huiskamer. Kwamen de kinders Kooijman thuis? Dan moesten al mijn werkspullen weer opgeborgen worden in een kast. Het hielp al toen ik een Ikea-bureautje voor mezelf kocht en op zolder neerzette (met een vaste trap, geen vlizo…). Dan kon ik tenminste mijn werk laten liggen tot aan de volgende werkdag. En een fijn bijkomend voordeel: met die laptop op zolder kon ik als workaholic niet meer ’s middags de kinderen voor de tv droppen en zelf snel nog ‘even’ wat mailtjes versturen.

7.      Regel een Lenie. Als ik mijn klanten-met-tijdstress vertel over mijn Lenie, opent dat hun ogen. ‘Ik wil ook een Lenie!’ Iemand die de administratie regelt, die tijdens campagnes mee kan draaien, die je socialmediaberichten inplant en die de boel draaiende houdt tijdens je vakanties. Een soort secretaresse-op-afroep, beter bekend als de VA.

 

Dit zijn slechts een paar stappen waarmee je jouw interne organisatie verbetert, zodat je klaar bent voor bedrijfsgroei. Er zijn nog meer stappen die je kan nemen, zoals personeel aannemen, schrappen in je aanbod of processen automatiseren.

Ben jij een keukentafelondernemer en wil je jouw bedrijf uit de hobby-sfeer halen? Dan heb je hopelijk hierbij wat actiepunten voor jezelf gevonden om mee aan de slag te gaan. De ene stap wat groter dan de ander.

Het belangrijkste hieraan is dat je leert om jezelf te zien als een echte ondernemer en je ook zo te gedragen. Want als jij je bedrijf écht serieus gaat nemen, volgt jouw omgeving vanzelf.

Gr. Joyce